5 ข้อเด่นของ Ms. Access : ep.2

Change to Easy Ep.2

*บทความแชร์ประสบการณ์ในการประยุกต์ Ms. Access มาสร้างฐานข้อมูลงาน Safety

*จากตอนที่ 1 : ทุกปัญหามีทางเลือก

หลังจากที่เราทำ List หัวข้อปัญหาต่างๆ ในการทำงาน เช่น

งาน "การจัดเก็บข้อมูลการเกิดอุบัติเหตุ"  ปัญหา  ใน 1 ข้อมูล เราต้องมีการบันทึกหลายครั้ง ให้กับ หลายไฟล์ เช่น

ครั้งที่ 1 : จัดทำรายงานการสอบสวนการเกิดอุบัติเหตุ -- ในไฟล์ Word

ครั้งที่ 2 : จัดทำสถิติอุบัติเหตุตั้งแต่ มกราคม - ปัจจุบัน -- ในไฟล์ Excel / sheet 1

ครั้งที่ 3 : จัดทำรายงานแยกตามเดือน/ความรุนแรง -- ในไฟล์ Excel / sheet 2

ครั้งที่ 4 : จัดทำรายงานแยกตามสาเหตุที่เกิดอุบัติเหตุ -- ในไฟล์ Excel / sheet 3

ครั้งที่ 5 : จัดทำข้อมูลการตรวจติดตามการแก้ไขหลังเกิดอุบัติเหตุ -- ในไฟล์ Excel

ครั้งที่ 6 : จัดทำรายงานรายไตรมาส เพื่อแนบ รายงาน จป.ว. -- ในไฟล์ Word

ฯลฯ

มากมายหลายครั้ง กับการทำงานที่ซ้ำซ้อน ในการลงข้อมูลชุดเดียวกัน นอกจากจะเสียเวลาอันมีค่าแล้ว (ถึงแม้จะไม่มากมาย)  ยังอาจจะมีโอกาสบันทึกข้อมูลผิดพลาด /ไม่ตรงกันได้ในแต่ละครั้งที่บันทึก  จะดีกว่าไหม? ถ้าเราจะปรับให้การทำงานของเราสะดวกยิ่งขั้น จากการนำ Ms. Access มาประยุกต์ใช้งาน กับการเก็บข้อมูลงาน Safety

5 ข้อเด่นๆ ของ Ms. Access

1. ลดขั้นตอนการบันทึกข้อมูลให้น้อยลง - มีความสะดวกมากขึ้น

2. ลดความผิดพลาดของข้อมูลจากการที่ต้องลงข้อมูลหลายครั้ง - หลายไฟล์

3. มอบหมายงานได้อย่างสบายใจ กรณีให้น้องฝึกงานช่วยลงข้อมูลให้ เพราะ Ms. Access ช่วยป้องกันไม่ให้ User เข้าถึง ฟังชั่น หรือ สูตรคำนวณที่ตั้งค่าไว้แล้ว

4. สร้างรายงานได้อย่างมืออาชีพ และหลากหลายเงื่อนไขที่กำหนดได้เอง (จากการลงข้อมูลเพียงชุดเดียวกัน)

5. ไม่มีค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อโปรแกรมเพิ่ม เพราะ Ms. Access มีอยู่ในชุด Ms. Office อยู่แล้ว

จากประโยชน์ที่เราจะได้รับ ก็เพียงพอแล้วที่ จป. หัวเดียวอย่างเราจะมีเวลา ตรวจหน้างานมากขึ้น

ข้อจำกัด และแนวทางแก้ไข

  • ไฟล์ Access รองรับขนาดไฟล์ได้สูงสุด 2 GB.

แนวทางการแก้ไข : ใช้งานไฟล์เก็บข้อมูลเพียงรอบการทำงาน 1 ปี (จากการใช้งานจริงในงาน Safety ไม่เคยมีไฟล์ใหญ่เกิน 500 MB.) และกรณีที่ต้องโหลดไฟล์รูปภาพด้วย ให้ Resize ไฟล์ภาพให้มีขนาดเล็กลง

  • กรณีไฟล์เสียหายข้อมูลที่อยู่ในแหล่งเดียวก็จะสูญหายไปทั้งหมดด้วย

แนวทางแก้ไข : ทำการ Backup ไฟล์สำรองอย่างสม่ำเสมอ

  • ในระยะเริ่มแรกต้องเหนื่อยมากหน่อยจากการที่ต้องมาเรียนรู้ -ออกแบบและสร้างฐานข้อมูลให้เหมะสมกับการทำงาน

แนวทางสร้างความมุ่งมั่น : ให้ตั้งเป้าหมาย - ปรับ mideset ในการพัฒนาทักษะและความสามารถของตัวเอง ให้หลากหลายขึ้น

 

ตอนหน้า เรามาทำความรู้จักกับ Ms. Access เบื้องต้นกันนะครับ

จอปอหน่อย

๑๙ มิ.ย. ๖๓